Quy Trình Chấm Công – Tính Lương Chuẩn Cho Nhân Viên

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, chấm công và tính lương là hai quy trình không thể thiếu – ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên và hiệu quả quản trị nhân sự. Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay lớn, việc xây dựng một quy trình chấm công – tính lương bài bản, minh bạch sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng sự tin tưởng và tiết kiệm chi phí quản lý.

Vậy một quy trình chấm công – tính lương chuẩn gồm những bước gì? Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để đảm bảo tính chính xác – kịp thời – minh bạch?

1. Tại Sao Cần Có Quy Trình Chấm Công – Tính Lương Rõ Ràng?

✅ Tránh sai sót và tranh chấp về lương, thưởng, làm thêm giờ

✅ Đảm bảo công bằng giữa các nhân viên

✅ Tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự

✅ Tăng mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên

✅ Phù hợp với các yêu cầu về pháp luật và thuế

2. Quy Trình Chấm Công – Tính Lương Chuẩn Gồm Những Bước Nào?

🔹 Bước 1: Xác định chính sách và quy định chấm công – tính lương

Trước khi áp dụng bất kỳ công cụ nào, doanh nghiệp cần xây dựng quy định rõ ràng về:

Giờ làm việc, giờ nghỉ, thời gian làm thêm

Cách tính công (theo giờ/ngày/ca)

Cách xử lý trường hợp đi muộn, về sớm, nghỉ không phép

Quy định tính lương: Lương cứng, phụ cấp, thưởng KPI, phạt vi phạm

👉 Đây là cơ sở để thực hiện chấm công và tính lương minh bạch, nhất quán.

🔹 Bước 2: Chấm công hàng ngày

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức chấm công phù hợp:

📍 Chấm công truyền thống: Dùng máy vân tay, thẻ từ

📲 Chấm công online qua điện thoại: Sử dụng định vị GPS, FaceID (ví dụ: App Jarviz, Tanca, ACheckin…)

💻 Chấm công trên phần mềm quản trị nhân sự

⚠️ Lưu ý:

Chấm công cần được ghi nhận đúng thời gian – đúng vị trí

Cần có cơ chế xử lý lỗi chấm công (quên, sai giờ, lỗi thiết bị…)

🔹 Bước 3: Tổng hợp và rà soát bảng công cuối tháng

Cuối mỗi kỳ lương (thường là 25 hoặc 30/31 hàng tháng), bộ phận nhân sự:

Xuất bảng chấm công tổng hợp

Đối chiếu các ca làm, giờ làm thêm, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không phép

Yêu cầu trưởng bộ phận/phòng ban xác nhận

✅ Nên sử dụng phần mềm có tính năng tổng hợp công tự động để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

🔹 Bước 4: Tính lương dựa trên bảng công

Công thức tính lương cơ bản:

Lương tháng = (Lương cơ bản / số công chuẩn) x số công thực tế + phụ cấp + lương OT – khoản khấu trừ

Một số yếu tố đi kèm:

Tiền làm thêm giờ (OT)

Thưởng KPI, chuyên cần, hiệu suất

Các khoản trừ: đi muộn, nghỉ không phép, vi phạm nội quy

📌 Nếu sử dụng phần mềm như Jarviz, bảng chấm công online

🔹 Bước 5: Kiểm tra – phê duyệt – chi trả lương

Nhân sự tổng hợp bảng lương gửi cho kế toán và ban giám đốc duyệt

Lập lệnh chi trả qua ngân hàng (hoặc tiền mặt)

Gửi phiếu lương minh bạch đến từng nhân viên

🔒 Cần đảm bảo bảo mật thông tin lương.

🔹 Bước 6: Lưu trữ và báo cáo

Lưu trữ bảng công, bảng lương, giấy tờ liên quan

Báo cáo chi phí lương hàng tháng/quý/năm

Phục vụ kiểm toán, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội

3. Mẹo Giúp Quy Trình Chấm Công – Tính Lương Trở Nên Hiệu Quả

Sử dụng ứng dụng chấm công online để giảm thiểu thủ công

Kết nối phần mềm chấm công – nhân sự – tính lương trong một hệ thống

Xây dựng chính sách rõ ràng và minh bạch từ đầu

Có quy trình xử lý khiếu nại và điều chỉnh công – lương

Đào tạo nhân viên hiểu và tuân thủ quy định chấm công

4. Gợi Ý Phần Mềm Hỗ Trợ Chấm Công – Tính Lương Tự Động

✅ Jarviz – Nền tảng quản trị nội bộ tích hợp:
Chấm công online qua app (GPS, Wi-Fi, FaceID)

Duyệt phép, theo dõi ngày nghỉ, làm thêm…

Xuất bảng lương nhanh chóng, chính xác

Giao diện thân thiện, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Kết Luận

Chấm công và tính lương không chỉ là nghiệp vụ hành chính, mà là yếu tố cốt lõi giúp xây dựng sự tin tưởng, công bằng và hiệu quả trong tổ chức.

Với một quy trình rõ ràng, kết hợp công nghệ phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, đồng thời nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên.

👉 Đừng để quy trình lạc hậu “kéo lùi” sự phát triển của bạn. Hãy bắt đầu tối ưu hóa chấm công – tính lương ngay hôm nay!

Bài Viết Liên Quan

• Jarviz – Giải pháp chấm công tối ưu cho lĩnh vực bán hàng
• Ứng Dụng Chấm Công Jarviz Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm Chi Phí Hiệu Quả

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

• Jarviz (Phần mềm chấm công)
• SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
• Optimistic (Phần mềm nhân sự)
• Veracity (Chữ ký số)
• CloudAccount (Phần mềm kế toán)