Những Vấn Đề Thường Gặp Khi Chấm Công Và Cách Khắc Phục

Việc chấm công là một phần quan trọng trong công tác quản lý nhân sự, đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Tuy nhiên, không ít công ty vẫn gặp nhiều sai sót trong quá trình này, dẫn đến ảnh hưởng tới lương thưởng, tinh thần làm việc của nhân viên và cả tính minh bạch trong quản trị nội bộ. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất – và cách khắc phục chúng hiệu quả.

1. Phương pháp thủ công bằng giấy tờ hoặc file Excel

Vấn đề:
Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn đang sử dụng bảng chấm công thủ công hoặc file Excel đơn giản. Cách này dễ bị sai sót, chỉnh sửa không có kiểm soát, và khó tổng hợp dữ liệu chính xác vào cuối tháng.

Giải pháp:
Chuyển sang sử dụng phần mềm chấm công tự động, tích hợp với máy chấm vân tay, thẻ từ hoặc ứng dụng di động. Việc này không chỉ giảm thiểu lỗi nhập liệu mà còn giúp quản lý dữ liệu tập trung, dễ dàng truy xuất và minh bạch hơn.

2. Không cập nhật đúng giờ làm việc linh hoạt

Vấn đề:
Với xu hướng làm việc linh hoạt (flexible time) và làm việc từ xa (remote), nhiều doanh nghiệp không điều chỉnh hệ thống chấm công phù hợp, dẫn đến việc tính công sai cho những nhân viên không làm việc theo khung giờ truyền thống.

Giải pháp:
Thiết lập các khung giờ làm việc đa dạng trên phần mềm, hoặc áp dụng hình thức ghi nhận theo hiệu suất (KPI, OKR) thay vì thời gian làm việc cố định. Đồng thời, cập nhật chính sách rõ ràng cho từng nhóm nhân sự.

3. Thiếu đồng bộ giữa hệ thống và tính lương

Vấn đề:
Nếu dữ liệu chấm công không được kết nối trực tiếp với hệ thống tính lương, có thể dẫn đến sai sót trong quá trình tổng hợp công, đặc biệt là các ca làm thêm, nghỉ phép, hay tăng ca.

Giải pháp:
Sử dụng các hệ thống HRM (Human Resource Management) tích hợp tính năng chấm công và tính lương. Việc tự động đồng bộ dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý cuối kỳ.

4. Không theo dõi, đối soát dữ liệu thường xuyên

Vấn đề:
Chỉ kiểm tra dữ liệu chấm công vào cuối tháng là quá muộn. Những lỗi nhỏ như quên check-in/out, nhầm lẫn giờ nghỉ có thể tích tụ và gây tranh cãi khi tính lương.

Giải pháp:
Thực hiện kiểm tra định kỳ hàng tuần hoặc cho phép nhân viên tự kiểm tra và gửi yêu cầu điều chỉnh nếu có sai sót. Nên thiết lập quy trình duyệt sửa chấm công rõ ràng để đảm bảo minh bạch.

5. Bỏ qua yếu tố con người và cảm xúc

Vấn đề:
Một số doanh nghiệp quá cứng nhắc trong việc chấm công, dẫn đến việc nhân viên cảm thấy không được tin tưởng, gây mất động lực và giảm hiệu suất làm việc.

Giải pháp:
Kết hợp giữa công nghệ và yếu tố nhân văn. Doanh nghiệp nên xây dựng chính sách linh hoạt, giao tiếp rõ ràng và tạo niềm tin cho nhân viên thay vì chỉ “giám sát” họ.

Giải pháp công nghệ: App chấm công Jarviz

Để giải quyết triệt để những bất cập trong việc chấm công, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng các nền tảng chấm công thông minh – trong đó nổi bật là Jarviz.

Jarviz là ứng dụng hiện đại, được thiết kế phù hợp cho cả môi trường văn phòng, sản xuất lẫn làm việc từ xa. Với các tính năng như:

• Chấm công bằng GPS, hình ảnh xác mimh

• Hỗ trợ làm việc linh hoạt hoặc từ xa và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực

• Nhân viên có thể gửi yêu cầu điều chỉnh công ngay trên app

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên cả Android và iOS

Jarviz giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao tính minh bạch và xây dựng văn hóa làm việc hiện đại, hiệu quả.

Kết luận

Chấm công không chỉ đơn thuần là ghi nhận thời gian làm việc, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tổ chức vận hành hiệu quả, công bằng và minh bạch hơn. Việc cải tiến quy trình bằng cách ứng dụng công nghệ và điều chỉnh theo thực tế làm việc sẽ là bước đi quan trọng trong chiến lược quản trị nhân sự hiện đại.

Hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong hệ thống chấm công – để tạo nên những khác biệt lớn trong quản lý và văn hóa doanh nghiệp.

📩 Liên hệ để nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm Jarviz ngay hôm nay!  Đăng ký ngay

Bài Viết Liên Quan

• Làm Thế Nào Để Chọn Hệ Thống Chấm Công Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Bạn?
• Xu Hướng Chấm Công Năm 2025 – Tự động hóa, Linh Hoạt và Thông Minh Hơn Bao Giờ Hết
• Quy trình chấm công cơ bản và một số vấn đề có liên quan
• Tại sao ứng dụng Jarviz lại hỗ trợ giảm tải công việc cho phòng nhân sự?
• 10+ Nguyên Nhân Gây Lãng Phí Thời Gian và Cách Khắc Phục

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

• Jarviz (Phần mềm chấm công)
• SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
• Optimistic (Phần mềm nhân sự)
• Veracity (Chữ ký số)
• CloudAccount (Phần mềm kế toán)