Table of Contents

1. Chi phí nhân sự thường “rò rỉ” ở những chỗ khó thấy
2. Vì sao thời gian chính là “tiền”?
3. Dữ liệu thời gian mang lại điều gì?
4. Những loại dữ liệu quan trọng cần theo dõi
5. Cách dữ liệu giúp tối ưu chi phí
6. So sánh quản lý cảm tính và quản lý bằng dữ liệu
7. Ví dụ thực tế dễ hiểu
8. Lộ trình áp dụng quản lý bằng dữ liệu
9. Xu hướng workforce analytics trong tương lai
10. Kết luận

Tối ưu chi phí nhân sự bằng dữ liệu thời gian làm việc

1. Chi phí nhân sự thường “rò rỉ” ở những chỗ khó thấy

Lương và phụ cấp luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào con số cuối tháng mà không phân tích nguyên nhân phía sau.

Họ biết tổng chi phí tăng. Nhưng không biết tăng vì đâu.

Có thể do tăng ca quá nhiều. Có thể do phân ca chưa hợp lý. Hoặc cũng có thể do thời gian làm việc bị lãng phí trong ngày.

Nếu không có dữ liệu thời gian làm việc, mọi quyết định chỉ dựa trên cảm tính.

Điều này khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí một cách chính xác.

2. Vì sao thời gian chính là “tiền”?

Mỗi giờ làm việc đều được quy đổi thành chi phí. Khi một nhân viên làm thêm một giờ, doanh nghiệp phải trả thêm tiền.

Nếu 100 người cùng tăng ca 1 giờ mỗi ngày, chi phí tăng lên rất nhanh. Con số này có thể vượt ngân sách mà lãnh đạo không nhận ra.

Vì vậy, quản lý thời gian thực chất là quản lý tiền lương.

Khi thời gian được tối ưu, chi phí tự động giảm.

3. Dữ liệu thời gian mang lại điều gì?

Dữ liệu không chỉ cho biết ai đi làm đúng giờ. Nó phản ánh toàn bộ bức tranh vận hành.

Doanh nghiệp có thể thấy bộ phận nào thường xuyên quá tải. Ca nào dư nhân sự. Ngày nào phát sinh nhiều tăng ca.

Những thông tin này giúp nhà quản lý hiểu rõ vấn đề thay vì phỏng đoán.

Dữ liệu biến “cảm giác” thành “sự thật”.

4. Những loại dữ liệu quan trọng cần theo dõi

4.1. Giờ làm thực tế

Số giờ làm mỗi ngày cho thấy mức độ sử dụng nhân sự. Nếu giờ làm thấp, có thể đang dư người. Nếu quá cao, có thể đang thiếu.

4.2. Tăng ca

Tăng ca phản ánh áp lực công việc. Tăng ca thường xuyên đồng nghĩa với chi phí tăng và nguy cơ kiệt sức.

4.3. Tỷ lệ đi trễ hoặc vắng mặt

Đi trễ nhiều có thể ảnh hưởng đến năng suất. Vắng mặt đột xuất khiến lịch làm bị xáo trộn.

4.4. Phân bổ ca làm

Phân bổ không hợp lý tạo ra thời gian chết hoặc chồng chéo. Đây là nguyên nhân phổ biến gây lãng phí.

5. Cách dữ liệu giúp tối ưu chi phí

Phát hiện dư nhân sự

Nếu một ca luôn rảnh rỗi, doanh nghiệp có thể giảm bớt người hoặc điều chuyển sang bộ phận khác.

Giảm tăng ca không cần thiết

Khi thấy một nhóm tăng ca liên tục, quản lý có thể điều chỉnh lịch làm hoặc tuyển thêm nhân sự phù hợp.

Phân ca theo nhu cầu thực tế

Dữ liệu lịch sử giúp dự đoán giờ cao điểm. Nhờ đó, doanh nghiệp bố trí đúng số người vào đúng thời điểm.

Ra quyết định dựa trên số liệu

Thay vì “cảm thấy thiếu người”, quản lý có con số cụ thể để chứng minh.

6. So sánh quản lý cảm tính và quản lý bằng dữ liệu

Sự khác biệt nằm ở khả năng nhìn thấy vấn đề sớm hơn.

7. Ví dụ thực tế dễ hiểu

Giả sử một cửa hàng có 10 nhân viên mỗi ca. Sau khi phân tích dữ liệu, quản lý phát hiện buổi sáng chỉ cần 7 người.

Việc giảm 3 người mỗi ca giúp tiết kiệm hàng trăm giờ làm mỗi tháng.

Chỉ một thay đổi nhỏ cũng tạo ra tác động lớn về chi phí.

Đây chính là sức mạnh của dữ liệu.

8. Lộ trình áp dụng quản lý bằng dữ liệu

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc tập trung toàn bộ dữ liệu giờ công vào một hệ thống. Sau đó, xây dựng dashboard đơn giản để theo dõi hàng ngày.

Khi đã quen với số liệu, có thể mở rộng sang phân tích chuyên sâu hơn.

Quản lý theo dữ liệu là một quá trình liên tục, không phải thay đổi trong một ngày.

9. Xu hướng workforce analytics trong tương lai

Trong vài năm tới, dữ liệu thời gian sẽ kết hợp với AI để dự báo nhu cầu nhân sự tự động. Hệ thống có thể đề xuất lịch làm tối ưu trước khi vấn đề xảy ra.

Doanh nghiệp không còn chỉ “phản ứng”, mà sẽ “chủ động”.

Đây là bước tiến quan trọng của quản trị nhân sự hiện đại.

10. Kết luận

Dữ liệu thời gian làm việc giúp doanh nghiệp nhìn rõ cách nhân sự được sử dụng và nơi chi phí đang phát sinh. Khi quyết định dựa trên số liệu, chi phí giảm và hiệu suất tăng.

Đây là nền tảng quan trọng cho mọi chiến lược tối ưu workforce.

📩 Liên hệ để nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm Jarviz ngay hôm nay! Đăng ký ngay

Bài Viết Liên Quan

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

Jarviz (Phần mềm chấm công)
SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
Optimistic (Phần mềm nhân sự)
Veracity (Chữ ký số)
CloudAccount (Phần mềm kế toán)

Tối ưu chi phí nhân sự bằng dữ liệu thời gian làm việc

1. Chi phí nhân sự thường “rò rỉ” ở những chỗ khó thấy

2. Vì sao thời gian chính là “tiền”?

3. Dữ liệu thời gian mang lại điều gì?