App chấm công và bảo mật dữ liệu nhân sự: Những điều doanh nghiệp cần biết

1. App chấm công tiện lợi – nhưng có thực sự an toàn?

Việc sử dụng app chấm công nhân sự đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trong quản lý nhân sự hiện đại. Thay vì máy chấm công vân tay cồng kềnh, nhân viên chỉ cần dùng điện thoại để check-in/check-out mọi lúc mọi nơi. Dữ liệu chấm công được đồng bộ ngay lập tức lên hệ thống quản trị, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi công cụ này thu thập nhiều thông tin nhạy cảm như vị trí, thời gian, hình ảnh và dữ liệu hành vi của nhân viên, câu hỏi lớn đặt ra là: Liệu app chấm công có thật sự bảo mật? Và nếu không – hậu quả sẽ nghiêm trọng đến mức nào?

Đây không chỉ là mối quan tâm của bộ phận IT hay HR, mà là vấn đề liên quan trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp, tuân thủ pháp lý, và niềm tin của người lao động.

2. App chấm công đang lưu trữ những dữ liệu gì?

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay triển khai app chấm công mà chưa thật sự đánh giá đúng mức độ rủi ro liên quan đến dữ liệu. Thực tế, mỗi lần nhân viên thực hiện thao tác check-in, hệ thống sẽ ghi nhận:

• 📍 Vị trí chấm công (qua GPS hoặc Wi-Fi)

• ⏱ Thời gian vào – ra, lịch sử đi trễ, về sớm

• 📸 Ảnh khuôn mặt (nếu dùng xác thực hình ảnh)

• 💻 Thông tin thiết bị: IP, trình duyệt, hệ điều hành

• 🗂 Hồ sơ cá nhân: tên, mã nhân viên, chức danh, số ca làm…

Tất cả những thông tin trên nếu bị rò rỉ sẽ không chỉ ảnh hưởng đến quyền riêng tư cá nhân mà còn có thể gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

3. 5 tiêu chí doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi chọn app chấm công

1. Hệ thống mã hóa dữ liệu toàn trình (End-to-End Encryption)

Dữ liệu chấm công cần được mã hóa ngay từ khi thu thập tại thiết bị di động, trong quá trình truyền tải, cho đến khi lưu trữ tại máy chủ. Việc mã hóa đầu cuối giúp đảm bảo rằng dữ liệu không thể bị đọc, thay đổi hay đánh cắp bởi bên thứ ba – kể cả nhà cung cấp dịch vụ nếu không được cấp quyền.

2. Xác thực người dùng nâng cao (Multi-Factor Authentication)

Nhiều app hiện nay cho phép đăng nhập chỉ bằng email hoặc mật khẩu đơn giản – điều này tiềm ẩn rủi ro lớn. Hãy ưu tiên app hỗ trợ:

• OTP qua SMS/email

• Xác thực 2 lớp (2FA)

• Sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt)

Đặc biệt với nhân viên quản lý – những người có quyền truy cập báo cáo và dữ liệu toàn hệ thống – cần có bảo vệ đăng nhập mạnh mẽ hơn.

3. Cơ sở hạ tầng lưu trữ đạt chuẩn quốc tế

Dữ liệu nhân sự nên được lưu trữ trên hệ thống cloud có chứng nhận an toàn như:

• ISO 27001: Tiêu chuẩn quản lý an ninh thông tin

• SOC 2 Type II: Đảm bảo kiểm soát hệ thống xử lý dữ liệu

• GDPR Compliance: Tuân thủ quyền riêng tư cá nhân theo chuẩn châu Âu

→ Hãy yêu cầu nhà cung cấp công bố rõ máy chủ đặt ở đâu, có sao lưu dữ liệu hay không, và cơ chế khôi phục sau thảm họa.

4. Kiểm soát truy cập và phân quyền rõ ràng

Hệ thống nên cho phép:

• Cài đặt phân quyền theo vai trò: nhân viên, quản lý, nhân sự, admin

• Giới hạn quyền xem/sửa/xuất dữ liệu theo từng cấp

• Ghi lại toàn bộ nhật ký hoạt động (audit log) như ai đã xem/sửa/xóa thông tin chấm công

Điều này giúp dễ dàng truy vết sự cố, bảo vệ dữ liệu nội bộ khỏi thao tác sai hoặc truy cập trái phép.

5. Minh bạch về quyền riêng tư và điều khoản sử dụng

Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá rõ chính sách quyền riêng tư của nhà cung cấp:

• Dữ liệu được dùng vào mục đích gì?

• Có chia sẻ với bên thứ ba không?

• Dữ liệu có bị dùng cho mục đích quảng cáo, AI hoặc bán lại không?

• Nhân viên có thể yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân khi nghỉ việc không?

Ở Việt Nam, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDP) đã có hiệu lực – doanh nghiệp cần đảm bảo không vi phạm các quy định xử phạt hành chính, đặc biệt khi sử dụng phần mềm của đơn vị nước ngoài.

4. Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo bảo mật khi dùng app chấm công?

Bên cạnh chọn nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp cũng nên chủ động xây dựng quy trình bảo vệ dữ liệu nội bộ:

• 📋 Soạn thảo chính sách bảo mật dữ liệu nhân sự

• 🧠 Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin, cách dùng app đúng cách

• 🔐 Ràng buộc điều khoản bảo mật trong hợp đồng với bên cung cấp

• 🔄 Kiểm tra và đánh giá lại hệ thống định kỳ (tối thiểu mỗi 6 tháng)

Đừng đợi đến khi sự cố xảy ra mới xử lý – bảo mật cần được xây dựng từ đầu.

5. App chấm công không chỉ cần tiện lợi – mà còn phải đủ an toàn

Dữ liệu nhân sự là “tài sản số” quý giá. Trong thời đại làm việc linh hoạt và chuyển đổi số, việc sử dụng app chấm công là xu hướng tất yếu. Nhưng chỉ những app đáp ứng được tiêu chuẩn bảo mật mới có thể giúp doanh nghiệp tăng năng suất mà không đánh đổi an toàn thông tin.

Bảo mật không phải là một tính năng – mà là một cam kết.
Hãy chọn đúng ngay từ đầu để tránh những rủi ro khó lường về sau.

📩 Liên hệ để nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm Jarviz ngay hôm nay!  Đăng ký ngay

Bài Viết Liên Quan

• App chấm công là gì? Cách lựa chọn ứng dụng chấm công phù hợp cho
• App chấm công là gì? Cách lựa chọn ứng dụng chấm công phù hợp cho doanh nghiệp
• So sánh các loại app chấm công phổ biến: Từ QR code đến định vị GPS
• Vì sao nên đổi từ máy chấm công sang sử dụng app chấm công?
• Từ giấy sang app: Xin nghỉ phép, đi trễ nhanh chóng
• App chấm công cho nhân viên hiện trường – Giải pháp linh hoạt cho quản lý nhân sự di động

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

• Jarviz (Phần mềm chấm công)
• SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
• Optimistic (Phần mềm nhân sự)
• Veracity (Chữ ký số)
• CloudAccount (Phần mềm kế toán)