Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Việc viết đơn xin nghỉ phép tưởng chừng đơn giản, nhưng lại là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng quy trình và giúp bộ phận nhân sự dễ dàng xử lý thông tin. Một lá đơn rõ ràng, đúng chuẩn không chỉ giúp bạn được duyệt nghỉ nhanh hơn mà còn để lại ấn tượng tốt trong mắt quản lý.

Trong bài viết này, Jarviz sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin nghỉ phép theo chuẩn doanh nghiệp Việt Nam, từ ngôn ngữ, nội dung cho đến hình thức trình bày – đồng thời cung cấp mẫu đơn tải về miễn phí để bạn dễ áp dụng ngay.

Khi nào cần viết đơn xin nghỉ phép?

Bạn nên viết đơn xin nghỉ phép khi:

Nghỉ có lý do cá nhân (kết hôn, việc gia đình, đi học,…)
Nghỉ phép năm (có lương)
Nghỉ ốm, nghỉ khám bệnh
Nghỉ không lương theo thỏa thuận
Xin nghỉ đột xuất nhưng cần ghi nhận nội bộ

Dù nghỉ 1 ngày hay nhiều ngày, viết đơn sẽ giúp bạn:

Trình bày lý do minh bạch
Có căn cứ pháp lý khi cần xác minh
Giúp bộ phận HR và quản lý dễ xử lý

Cấu trúc đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Một đơn xin nghỉ phép rõ ràng nên bao gồm 6 phần chính sau:

1. Thông tin người gửi đơn

Họ tên, vị trí công tác, phòng ban

Ví dụ:
Người làm đơn: Nguyễn Thị Mai
Chức vụ: Nhân viên Kế toán – Phòng Tài chính

2. Tiêu đề rõ ràng

“Đơn xin nghỉ phép” hoặc “Đơn đề nghị nghỉ phép”

3. Kính gửi

Gửi đến cấp quản lý trực tiếp và phòng nhân sự

Ví dụ:
Kính gửi: Trưởng phòng Kế toán & Bộ phận Nhân sự

4. Nội dung nghỉ phép

Thời gian nghỉ: từ ngày nào đến ngày nào
Số ngày nghỉ: ghi rõ
Lý do nghỉ: nên lịch sự và trung thực
Cam kết bàn giao công việc (nếu có)

Ví dụ:
Tôi làm đơn này kính xin phép được nghỉ từ ngày 22/07/2025 đến hết ngày 24/07/2025 (03 ngày làm việc) để giải quyết việc gia đình. Tôi cam kết đã bàn giao đầy đủ công việc lại cho anh Lê Văn A và đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.

5. Chữ ký xác nhận

Người làm đơn
Người phê duyệt
HR (nếu có quy định)

6. Đính kèm (nếu cần)

Giấy khám bệnh, lịch hẹn, hồ sơ có liên quan…

Lưu ý để đơn nghỉ phép được chấp thuận nhanh

Gửi đơn trước ít nhất 1–2 ngày (trừ trường hợp khẩn cấp)
Viết lý do đủ rõ ràng, tránh quá sơ sài (“bận việc riêng” không rõ ràng)
Đảm bảo bàn giao công việc trước khi nghỉ
Tôn trọng văn hóa – quy định nội bộ công ty

Giải pháp xin nghỉ phép nhanh chóng không cần viết đơn

Việc viết tay, in ấn và gửi đơn thủ công đôi khi mất thời gian, dễ thất lạc hoặc quên phê duyệt. Để tối ưu quy trình xin nghỉ phép, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng ứng dụng xin nghỉ phép online.

Jarviz là một trong những giải pháp đi đầu trong việc số hóa quy trình nhân sự, cho phép nhân viên:

Xin nghỉ nhanh qua điện thoại
Quản lý lịch nghỉ, tự động tính số ngày còn lại
Nhận phản hồi duyệt – từ chối tức thì từ cấp quản lý
Lưu trữ toàn bộ lịch sử nghỉ phép minh bạch, dễ truy xuất

Đừng để việc xin nghỉ là rào cản

Bạn hoàn toàn có thể xin nghỉ dễ dàng, đúng quy trình và vẫn giữ được sự chuyên nghiệp trong công việc. Hãy bắt đầu từ một đơn xin nghỉ rõ ràng – hoặc chọn ngay giải pháp Jarviz – App xin nghỉ phép hiện đại dành cho doanh nghiệp số.

📩 Liên hệ để nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm Jarviz ngay hôm nay! Đăng ký ngay

Bài Viết Liên Quan

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

Jarviz (Phần mềm chấm công)
SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
Optimistic (Phần mềm nhân sự)
Veracity (Chữ ký số)
CloudAccount (Phần mềm kế toán)

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Khi nào cần viết đơn xin nghỉ phép?