10+ Nguyên Nhân Gây Lãng Phí Thời Gian và Cách Khắc Phục

Thời gian là tài nguyên công bằng nhất – mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng sử dụng thời gian hiệu quả. Trong môi trường làm việc hiện đại, lãng phí thời gian không chỉ làm giảm năng suất cá nhân mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả chung của cả đội nhóm, doanh nghiệp. Dưới đây là hơn 10 nguyên nhân phổ biến khiến chúng ta “thất thoát” thời gian, cùng với giải pháp thiết thực để khắc phục.

1. Thiếu mục tiêu rõ ràng

Nguyên nhân: Làm việc mà không có định hướng rõ ràng dễ khiến bạn rơi vào trạng thái “làm cho có”, dẫn đến việc tốn thời gian cho những việc không mang lại giá trị thực.

Khắc phục:

• Thiết lập mục tiêu SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Thực tế – Có thời hạn)

• Mỗi tuần/lịch làm việc nên có “điểm nhấn” rõ ràng

2. Không lên kế hoạch hằng ngày

Nguyên nhân: Không lập danh sách việc cần làm khiến bạn bị cuốn theo công việc ngẫu nhiên hoặc dễ bị gián đoạn bởi các yếu tố bên ngoài.

Khắc phục:

• Dành 10 phút đầu ngày để lên danh sách việc cần làm (to-do list)

• Ưu tiên theo mô hình Eisenhower (Khẩn cấp – Quan trọng)

3. Quản lý email/kênh chat không hiệu quả

Nguyên nhân: Việc kiểm tra email, tin nhắn liên tục làm bạn bị ngắt mạch tư duy.

Khắc phục:

• Thiết lập “khung giờ cố định” kiểm tra email

• Sử dụng bộ lọc ưu tiên trong Gmail, Slack, Microsoft Teams…

4. Họp hành không hiệu quả

Nguyên nhân: Các cuộc họp kéo dài, lan man, không có mục tiêu rõ ràng khiến nhiều người mất hàng giờ mỗi tuần vô ích.

Khắc phục:

• Mỗi cuộc họp cần có lịch trình, người chủ trì, thời gian giới hạn

• Ứng dụng công cụ họp online có tính năng ghi chú và quản lý thời gian như Microsoft Teams, Google Meet

5. Thiếu tập trung (Multitasking quá mức)

Nguyên nhân: Làm nhiều việc cùng lúc khiến bạn không thể hoàn thành tốt bất kỳ việc nào.

Khắc phục:

• Áp dụng kỹ thuật Pomodoro: 25 phút tập trung – 5 phút nghỉ

• Tắt thông báo không cần thiết trong giờ làm việc

6. Không biết ủy quyền hoặc ôm đồm việc

Nguyên nhân: Làm tất cả mọi việc một mình khiến bạn mất thời gian cho cả những tác vụ không cần thiết.

Khắc phục:

• Xác định rõ công việc nào nên giao cho người khác

• Sử dụng các công cụ quản lý nhiệm vụ như SeedKM, hoặc Jarviz để phân công hiệu quả

7. Thiếu kỹ năng ra quyết định

Nguyên nhân: Do dự, thiếu thông tin, hoặc lo sợ sai lầm khiến bạn mất nhiều thời gian hơn cần thiết.

Khắc phục:

• Hạn chế việc “phân tích quá mức”

• Đặt giới hạn thời gian cho mỗi quyết định

8. Mạng xã hội & thiết bị điện tử gây xao nhãng

Nguyên nhân: Chỉ “lướt 5 phút” nhưng dễ biến thành hàng chục phút vô thức mỗi ngày.

Khắc phục:

• Sử dụng ứng dụng chặn mạng xã hội trong giờ làm như Forest, Focus To-Do

• Tắt điện thoại/đặt chế độ máy bay khi cần tập trung cao

9. Không quản lý công việc bằng công cụ hỗ trợ

Nguyên nhân: Ghi nhớ thủ công, không theo dõi tiến độ khiến bạn dễ bỏ sót hoặc làm chậm deadline.

Khắc phục:

• Ứng dụng các phần mềm quản lý công việc và thời gian như Notion, SeedKM, hoặc Jarviz (giải pháp quản lý công việc nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp Việt)

10. Trì hoãn (Procrastination)

Nguyên nhân: Ngại bắt đầu việc khó, không hứng thú với công việc khiến bạn liên tục trì hoãn.

Khắc phục:

• Chia nhỏ công việc lớn thành các bước nhỏ, dễ thực hiện

• Thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành

11. Lối sống thiếu khoa học (ngủ không đủ, ăn uống thất thường)

Nguyên nhân: Sức khỏe kém ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung và hiệu suất làm việc.

Khắc phục:

• Ngủ đủ giấc (7–8h/ngày), ăn uống đúng giờ

• Rèn luyện thể thao tối thiểu 15–30 phút mỗi ngày

Kết luận

Việc kiểm soát thời gian tốt không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống. Hãy bắt đầu bằng việc nhận diện các nguyên nhân đang “rút cạn” thời gian của bạn, sau đó từng bước áp dụng các biện pháp khắc phục lãng phí thời gian phù hợp. Thời gian là vàng – nhưng thời gian sử dụng đúng cách còn là kim cương.

📩 Liên hệ để nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm Jarviz ngay hôm nay!  Đăng ký ngay

Bài Viết Liên Quan

• Làm Thế Nào Để Chọn Hệ Thống Chấm Công Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Bạn?
• Kỹ Thuật Pomodoro Là Gì? Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Cho Người Bận Rộn
• Ứng Dụng Công Nghệ Trong Quản Trị Nhân Sự – Tối Ưu Hiệu Quả Nguồn Lực
• Các tiêu chí lựa chọn app điểm danh nhân viên
• Phần mềm chấm công Online – App chấm công trên điện thoại

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

• Jarviz (Phần mềm chấm công)
• SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
• Optimistic (Phần mềm nhân sự)
• Veracity (Chữ ký số)
• CloudAccount (Phần mềm kế toán)